Privatlivspolitik for ALFAevents.dk

Senest opdateret: 3. september 2026

1. Dataansvarlig

ALFAevents.dk drives af:

Gesten Kro ApS
Vestergade 4A 4B
DK-6600 Vejen
CVR-nr. 43885820
Hjemmeside: www.alfaevents.dk

Gesten Kro ApS er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som indsamles gennem ALFAevents.dk og i forbindelse med vores arrangementer, tilbud, bookinger og øvrige kundekontakt.

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af personoplysninger, kan du kontakte os via kontaktoplysningerne på ALFAevents.dk.

2. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Vi kan behandle følgende oplysninger om dig:

  • Navn

  • Telefonnummer

  • E-mailadresse

  • Adresse

  • Virksomhedsnavn og CVR-nummer

  • Oplysninger om dit arrangement eller din booking

  • Antal deltagere og ønskede ydelser

  • Fakturerings- og betalingsoplysninger

  • Korrespondance og andre oplysninger, du selv giver os

  • Oplysninger om allergier, kosthensyn eller særlige behov

  • IP-adresse, browseroplysninger og oplysninger om din brug af hjemmesiden

  • Oplysninger om samtykke til cookies og markedsføring

Vi beder dig om ikke at sende følsomme eller unødvendige personoplysninger til os.

Hvis du oplyser om allergier, helbredsmæssige hensyn eller andre følsomme forhold, behandler vi kun oplysningerne, når det er nødvendigt for at kunne levere den aftalte ydelse, og når der foreligger et gyldigt behandlingsgrundlag.

3. Formål og retsgrundlag

Kontakt og forespørgsler

Når du kontakter os via en formular, telefon eller e-mail, behandler vi dine oplysninger for at besvare din henvendelse og følge op på din forespørgsel.

Behandlingen sker på baggrund af vores legitime interesse i at kommunikere med kunder og interesserede, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, eller for at træffe foranstaltninger forud for indgåelsen af en aftale, jf. artikel 6, stk. 1, litra b.

Tilbud, bookinger og arrangementer

Når du anmoder om et tilbud eller foretager en booking, behandler vi oplysningerne for at:

  • Udarbejde og administrere tilbud

  • Planlægge og gennemføre arrangementer

  • Kommunikere om ændringer og praktiske forhold

  • Administrere betaling, fakturering og regnskab

  • Behandle eventuelle klager eller krav

Behandlingen er nødvendig for at indgå eller opfylde en aftale med dig, jf. artikel 6, stk. 1, litra b. Oplysninger, som skal opbevares efter bogføringslovgivningen, behandles efter artikel 6, stk. 1, litra c.

Billetkøb og betaling

Hvis du køber billetter eller foretager betaling gennem en ekstern billet- eller betalingsudbyder, kan udbyderen behandle dine oplysninger som selvstændig dataansvarlig eller som databehandler for os.

Du bør derfor også læse den pågældende udbyders privatlivspolitik. Vi modtager normalt kun de oplysninger, der er nødvendige for at administrere dit køb og din deltagelse.

Markedsføring og nyhedsbreve

Hvis du har givet samtykke til at modtage nyhedsbreve eller anden elektronisk markedsføring, bruger vi dine kontaktoplysninger til dette formål.

Behandlingen sker på baggrund af dit samtykke, jf. artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at bruge afmeldingslinket i vores meddelelser eller kontakte os.

Tilbagekaldelse af et samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der fandt sted, før samtykket blev trukket tilbage.

Drift, sikkerhed og statistik

Vi kan behandle tekniske oplysninger for at:

  • Sikre stabil og sikker drift af hjemmesiden

  • Forebygge misbrug og tekniske angreb

  • Føre statistik over brugen af hjemmesiden

  • Forbedre hjemmesiden og vores markedsføring

Nødvendig behandling sker på baggrund af vores legitime interesse i at drive og beskytte hjemmesiden, jf. artikel 6, stk. 1, litra f.

Ikke-nødvendige analyse- og markedsføringscookies anvendes kun, hvis du har givet samtykke.

4. Cookies

ALFAevents.dk bruger nødvendige cookies for at få hjemmesiden til at fungere. Med dit samtykke kan vi desuden bruge cookies til statistik, funktionalitet og markedsføring.

Du kan til enhver tid ændre eller tilbagekalde dit cookiesamtykke via hjemmesidens cookieindstillinger.

En opdateret oversigt over de enkelte cookies, deres formål, udbydere og udløbstider skal fremgå af hjemmesidens cookieoversigt eller samtykkeløsning.

5. Modtagere af personoplysninger

Vi kan dele personoplysninger med leverandører, der hjælper os med blandt andet:

  • Hosting og drift af hjemmesiden

  • E-mail og kommunikation

  • Ordre- og bookingsystemer

  • Billetsalg

  • Betalingsbehandling

  • Regnskab og fakturering

  • Nyhedsbreve

  • Statistik og analyse

  • Digital annoncering

  • IT-support og datasikkerhed

Leverandører, som behandler oplysninger på vores vegne, må kun bruge oplysningerne efter vores instruktion og i overensstemmelse med en databehandleraftale.

Oplysninger kan desuden videregives til myndigheder, revisorer, rådgivere eller andre, når det følger af lovgivningen eller er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav.

Vi sælger ikke dine personoplysninger.

6. Overførsel til lande uden for EU/EØS

Nogle af vores IT-, analyse- eller markedsføringsleverandører kan være etableret uden for EU/EØS eller benytte underleverandører i sådanne lande.

Hvis personoplysninger overføres uden for EU/EØS, sørger vi for et gyldigt overførselsgrundlag. Dette kan eksempelvis være EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller en afgørelse om et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau.

Du kan kontakte os, hvis du ønsker yderligere information om vores overførselsgrundlag.

7. Opbevaring og sletning

Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt til det formål, de blev indsamlet til, eller så længe lovgivningen kræver det.

Som udgangspunkt gælder følgende:

  • Almindelige forespørgsler uden efterfølgende aftale slettes normalt senest 12 måneder efter afsluttet dialog.

  • Oplysninger om tilbud og bookinger opbevares, så længe det er nødvendigt for kundeforholdet og eventuelle efterfølgende krav.

  • Regnskabs- og faktureringsmateriale opbevares i den periode, bogføringslovgivningen kræver.

  • Oplysninger til markedsføring opbevares, indtil du tilbagekalder dit samtykke, eller oplysningerne ikke længere er relevante.

  • Dokumentation for et afgivet eller tilbagekaldt samtykke kan opbevares, så længe det er nødvendigt for at dokumentere, at reglerne er overholdt.

  • Tekniske oplysninger og sikkerhedslogs slettes eller anonymiseres, når de ikke længere er nødvendige.

En konkret opbevaringsperiode kan være længere, hvis det er nødvendigt på grund af en verserende klage, tvist eller et retskrav.

8. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder. Afhængigt af omstændighederne kan du have ret til:

  • At få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig

  • At få urigtige oplysninger rettet

  • At få oplysninger slettet

  • At få behandlingen begrænset

  • At gøre indsigelse mod behandlingen

  • At modtage visse oplysninger i et struktureret og maskinlæsbart format

  • At få oplysninger overført til en anden dataansvarlig

  • At tilbagekalde et samtykke

Dine rettigheder er ikke ubetingede og kan være begrænset af anden lovgivning.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os. Vi kan bede dig om oplysninger, der er nødvendige for at bekræfte din identitet.

9. Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til først at kontakte os.

Du har også ret til at indgive en klage til:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
www.datatilsynet.dk

10. Sikkerhed

Vi har truffet relevante tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte personoplysninger mod hændelig eller ulovlig sletning, offentliggørelse, tab, ændring, misbrug og uautoriseret adgang.

11. Links og eksterne tjenester

Hjemmesiden kan indeholde links til eksterne hjemmesider, sociale medier, korttjenester og billet- eller betalingsudbydere.

Når du forlader ALFAevents.dk eller anvender en ekstern tjeneste, gælder den pågældende udbyders egne vilkår og privatlivspolitik.

12. Ændringer

Vi kan løbende opdatere denne privatlivspolitik, eksempelvis hvis vores behandling, hjemmeside eller lovgivningen ændres.

Den seneste version vil altid være tilgængelig på ALFAevents.dk. Datoen øverst viser, hvornår politikken senest blev opdateret.

 

Privacy Policy for ALFAevents.dk

Last updated: 3 September 2026

1. Data controller

ALFAevents.dk is operated by:

Gesten Kro ApS
Vestergade 4A 4B
DK-6600 Vejen
Denmark
Company registration number: 43885820
Website: www.alfaevents.dk

Gesten Kro ApS is the data controller responsible for the processing of personal data collected through ALFAevents.dk and in connection with our events, quotations, bookings and other customer communications.

If you have questions about our processing of personal data, you can contact us using the contact details provided on ALFAevents.dk.

2. Personal data we process

We may process the following information about you:

  • Name

  • Telephone number

  • Email address

  • Postal address

  • Company name and company registration number

  • Information about your event or booking

  • Number of guests and requested services

  • Invoicing and payment information

  • Correspondence and other information you provide

  • Information concerning allergies, dietary requirements or special needs

  • IP address, browser information and information about your use of the website

  • Records of your consent to cookies and marketing

Please do not provide us with sensitive or unnecessary personal information.

If you provide information concerning allergies, health-related requirements or other sensitive matters, we will only process this information when necessary to provide the agreed service and where a valid legal basis is available.

3. Purposes and legal bases

Enquiries and communication

When you contact us through a form, by telephone or by email, we process your information to respond to and follow up on your enquiry.

The processing is based on our legitimate interest in communicating with customers and interested parties under Article 6(1)(f) of the General Data Protection Regulation or on the need to take steps at your request before entering into a contract under Article 6(1)(b).

Quotations, bookings and events

When you request a quotation or make a booking, we process your information in order to:

  • Prepare and administer quotations

  • Plan and conduct events

  • Communicate about changes and practical arrangements

  • Administer payment, invoicing and accounting

  • Handle complaints or legal claims

The processing is necessary to enter into or perform a contract with you under Article 6(1)(b). Information required under bookkeeping legislation is processed pursuant to Article 6(1)(c).

Ticket purchases and payments

If you purchase tickets or make a payment through an external ticketing or payment provider, that provider may process your information as an independent data controller or as a processor acting on our behalf.

You should also read the provider’s privacy policy. We will normally receive only the information necessary to administer your purchase and attendance.

Marketing and newsletters

If you have consented to receiving newsletters or other electronic marketing, we use your contact details for this purpose.

The processing is based on your consent under Article 6(1)(a). You may withdraw your consent at any time by using the unsubscribe link in our messages or by contacting us.

Withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing carried out before the consent was withdrawn.

Operation, security and statistics

We may process technical information in order to:

  • Maintain the stable and secure operation of the website

  • Prevent misuse and technical attacks

  • Produce statistics regarding website use

  • Improve the website and our marketing

Necessary processing is based on our legitimate interest in operating and protecting the website under Article 6(1)(f).

Non-essential analytics and marketing cookies are used only with your consent.

4. Cookies

ALFAevents.dk uses essential cookies to make the website function. With your consent, we may also use cookies for statistics, functionality and marketing.

You can change or withdraw your cookie consent at any time through the website’s cookie settings.

An up-to-date list of the individual cookies, their purposes, providers and expiry periods must be available through the website’s cookie notice or consent solution.

5. Recipients of personal data

We may share personal data with suppliers that assist us with:

  • Website hosting and operation

  • Email and communication

  • Order and booking systems

  • Ticket sales

  • Payment processing

  • Accounting and invoicing

  • Newsletters

  • Statistics and analytics

  • Digital advertising

  • IT support and data security

Suppliers processing information on our behalf may only use it in accordance with our instructions and an applicable data processing agreement.

Information may also be disclosed to public authorities, auditors, advisers or other parties where required by law or where necessary to establish, exercise or defend a legal claim.

We do not sell your personal data.

6. Transfers outside the EU/EEA

Some of our IT, analytics or marketing providers may be established outside the EU/EEA or may use subcontractors located in such countries.

Where personal data is transferred outside the EU/EEA, we ensure that a valid transfer mechanism is in place. This may include the European Commission’s Standard Contractual Clauses or an adequacy decision.

You may contact us if you would like further information about the safeguards used for international transfers.

7. Retention and deletion

We retain personal data only for as long as necessary for the purpose for which it was collected or for as long as required by law.

As a general rule:

  • Enquiries that do not result in an agreement are normally deleted no later than 12 months after the dialogue has ended.

  • Information relating to quotations and bookings is retained for as long as necessary for the customer relationship and any subsequent claims.

  • Accounting and invoicing records are retained for the period required under applicable bookkeeping legislation.

  • Marketing information is retained until you withdraw your consent or the information is no longer relevant.

  • Records documenting consent or withdrawal of consent may be retained for as long as necessary to demonstrate compliance.

  • Technical information and security logs are deleted or anonymised when no longer required.

A longer retention period may apply where necessary in connection with a pending complaint, dispute or legal claim.

8. Your rights

Under data protection law, you have a number of rights. Depending on the circumstances, you may have the right to:

  • Obtain access to the personal data we process about you

  • Have inaccurate information corrected

  • Have information erased

  • Restrict the processing of your information

  • Object to the processing

  • Receive certain information in a structured and machine-readable format

  • Have information transferred to another data controller

  • Withdraw your consent

These rights are not absolute and may be restricted by other legislation.

If you wish to exercise your rights, please contact us. We may request information necessary to confirm your identity.

9. Complaints

If you are dissatisfied with our processing of your personal data, you are welcome to contact us first.

You also have the right to submit a complaint to:

The Danish Data Protection Agency
Carl Jacobsens Vej 35
DK-2500 Valby
Denmark
www.datatilsynet.dk

You may also contact the data protection authority in the country where you live or work.

10. Security

We have implemented appropriate technical and organisational measures to protect personal data against accidental or unlawful deletion, disclosure, loss, alteration, misuse and unauthorised access.

11. Links and external services

The website may contain links to external websites, social media services, map services and ticketing or payment providers.

When you leave ALFAevents.dk or use an external service, the terms and privacy policy of the relevant provider will apply.

12. Changes to this policy

We may update this privacy policy from time to time, for example if our processing activities, website or applicable legislation change.

The latest version will always be available on ALFAevents.dk. The date at the top indicates when the policy was last updated.